Spørgsmål og svar

Prisen afhænger af antal frivillige, hvilke dele af systemet I bruger (for eksempel gæstelister og produkter), og hvor meget opsætning I ønsker hjælp til. SMS afregnes pr. sendt besked. I får et konkret tilbud efter en demo, hvor vi har set jeres struktur.

Vi oplyser ikke listepriser, fordi to events med samme antal frivillige sjældent har samme behov. Til gengæld er det enkelt at forstå, hvad der trækker prisen op eller ned:

Antal frivillige og gæster. Jo flere personer i systemet, jo højere licens. Holdledere og administratorer koster ikke ekstra.

Tilvalg. Gæstelister og akkreditering, produkter med scanner og udlevering, og integration til RFID-armbånd er tilvalg. Bruger I kun tilmelding, hold og vagtplan, betaler I kun for det.

Opsætning og support. Grundopsætning er inkluderet. Ønsker I, at vi bygger hele strukturen op sammen med jer, eller en fast kontaktperson under afviklingen, aftales det som en del af tilbuddet.

SMS. Afregnes pr. sendt besked, så I kun betaler for det, I bruger.

Et tilbud gælder for en sæson ad gangen, og vi holder et evalueringsmøde efter eventet, før næste sæson aftales.

Hvis I skal bruge én tilmeldingsformular, nogle få hold og en vagtplan, kan en enklere løsning være tilstrækkelig. Crewstack giver mening, når holdene er mange, holdlederne skal kunne arbejde selvstændigt, adgang og forplejning følger vagterne, og gæstelister og akkreditering skal håndteres i samme system som de frivillige.

Et vagtplansystem løser vagterne. Crewstack løser sammenhængen: tilmeldingen bestemmer brugertypen, brugertypen bestemmer formular, hold og regler, holdet bestemmer vagtplan og produkter, og vagterne bestemmer adgang, forplejning og påmindelser. Det er den sammenhæng, der ellers ender som manuelt arbejde mellem flere værktøjer.

Det kan det godt, men det er ikke der, det gør størst forskel. Har I få hold og ingen særaftaler om adgang og forplejning, vil et enklere værktøj sandsynligvis dække behovet til en lavere pris. Vi siger det ærligt på en demo.

Vi gennemgår jeres nuværende opsætning sammen med jer: hold, brugertyper, tilmeldingsfelter og regler for vagter og adgang. Derefter bygger vi eventet op i Crewstack sammen med jer, før I inviterer de frivillige. Har I e-mails på tidligere frivillige, kan holdene sende invitationer direkte til dem.

Det afhænger af, hvor kompleks jeres struktur er. Et event med få hold og en standardformular kan være klar på få dage. Et større event med mange holdgrupper, egne regler for adgang og forplejning og flere brugertyper tager længere, fordi opsætningen skal passe til jeres virkelighed.

Vejledninger og videoguides til hold, vagtplaner, gæstelister, produkter og portal ligger på support.crewstack.io. Mailsupport besvares som udgangspunkt inden for én arbejdsdag. Efter aftale får I en fast kontaktperson, der følger jeres event fra planlægning til afvikling. Læs mere om support.

Ja. Vagtplaner kan kopieres fra tidligere events, hold kan invitere sidste års frivillige igen, og tilmeldingen kan åbnes for tidligere frivillige før alle andre. Formularer, mailskabeloner og billetter følger med i opsætningen af næste års event.

Ja. En holdleder ser kun sit eget hold og sin egen holdgruppe. I bestemmer i indstillingerne, om holdledere må fjerne medlemmer, eksportere data, sende SMS og se interne noter. Roller kan kun ændres af jeres administratorer.

Ja, hvis I slår det til. Pr. vagtplan vælger I mellem, at frivillige vælger vagter direkte, kun kan ønske vagter, eller at holdlederen fordeler. Regler for antal vagter, timer, krav og pause mellem vagter gælder automatisk, og frivillige kan bytte vagter indbyrdes, hvis I tillader det.

Når ventelisten er slået til, kan frivillige tilmelde sig, selvom der ikke er ledige hold. De står på ventelisten, indtil en administrator eller holdleder tilføjer dem til et hold, og de får automatisk besked, når det sker.

Ja. Tilmeldingsformularen kan indeholde et felt, hvor den frivillige uploader et dokument, som derefter godkendes af en administrator eller holdleder. Dokumentet slettes automatisk efter godkendelse eller efter en dato, I vælger.

Nej. Portalen er bygget til mobilen og åbnes i browseren. Her ser de frivillige deres vagter, billet med QR-kode, hold, nyheder og beskeder, og de kan abonnere på deres vagter i deres egen kalender.

Ja. Gæstelister og akkreditering kan bruges uden vagtplaner, og en gæstelisteansvarlig kan få adgang til netop den del uden at se resten af eventet. Læs mere om gæstelister.

Ja, gennem integration. Produkter som adgang og madbilletter kan synkroniseres til armbåndet, som opdateres, når vagtplanen eller tildelingen ændrer sig. EventPos og Corego er integreret i dag, og har I en anden leverandør, kobler vi den på efter aftale.

Data opbevares hos Amazon i Frankfurt og forlader ikke EU. Crewstack er udviklet i Danmark, og vi indgår databehandleraftale med jer som dataansvarlige. Adgang til persondata styres pr. rolle, felter kan skjules for holdledere, eksport kan begrænses til administratorer, og uploadede dokumenter slettes automatisk efter godkendelse. Læs mere under datasikkerhed og i vores persondatapolitik.

Portalen findes på dansk, engelsk, tysk og færøsk. Hold, vagter, formularer og mailskabeloner kan oversættes, så en international frivillig ser sit eget sprog.

Ja. Crewstack hed tidligere Heap360 og skiftede navn i 2025. Systemet, teamet og kunderne er de samme. Læs om udviklingen fra Heap360 til Crewstack.