Gæstelister med en ejer, en kvote og check-in ved samme scanner
Presse, artister, sponsorer og samarbejdspartnere ligger på hver sin liste med hver sin kontaktperson. Kontaktpersonen fylder selv navne på, helt frem til check-in, og gæsterne scannes ind i det samme system som de frivillige.
Hver liste har en ejer og en kvote
En gæsteliste hører til en person. Ejeren er enten et medlem inde i eventet eller en ekstern kontaktperson, der får et link på e-mail og hverken skal oprette en bruger eller logge ind. Kvoten pr. produkt bestemmer, hvor langt ejeren kan gå, for eksempel 20 x adgang og 10 x parkering.
Sådan sættes listerne op
- Ejeren: et internt medlem eller en ekstern person, der får et link på e-mail og arbejder uden login.
- Kvote pr. produkt: for eksempel 20 x adgang og 10 x parkering. Ejeren kan ikke tildele mere, end listen har fået.
- Mange lister på én gang: gæstelister kan oprettes i bunker, når I har mange partnere at fordele til.
- Gæstelistegrupper: I navngiver selv grupperne, for eksempel presse, artister, sponsorer, leverandører og samarbejdspartnere, og hver gruppe har sine egne billetskabeloner og mailtekster.
- Gæster på listen: tilføjes én ad gangen eller importeres fra Excel eller CSV. Om eksterne ejere må importere, er en indstilling.
- Billetter: sendes enkeltvis til gæsterne eller som én samlet mail til ejeren.
Fra tildeling til check-in
Gæsterne følger de samme produkter og den samme scanner som de frivillige, men de har hverken hold eller vagter.
Billetter sendes, når listen er klar
Billetterne kan sendes til gæsterne én ad gangen, efterhånden som navnene kommer på, eller som én samlet mail til ejeren, der selv fordeler dem videre. Hver gæstelistegruppe har sin egen billetskabelon og sin egen mailtekst.
Check-in ved samme scanner som crewet
Gæster scannes ind samme sted som de frivillige. En administrator kan også tjekke gæster ind i bunker direkte fra listen, for eksempel når en hel gruppe ankommer samlet. En gæst, der er tjekket ind, kan ikke slettes.
Betaling eller donation
Det kan slås til, at en gæstebillet koster et gebyr eller kræver en donation. Betalingen håndteres via Stripe og er valgfri pr. event.
Rollen gæstelisteansvarlig
En gæstelisteansvarlig ser gæstelisterne og intet andet. Det gør det muligt at lade en presseansvarlig eller en partneransvarlig arbejde i systemet uden adgang til frivillige, vagtplaner og medlemsdata.
Overblik under afviklingen
Dashboardet har widgets for gæste-check-ins pr. dag og pr. time og for antal ankomne gæster. Check-in-rapporten viser, hvem der er kommet, og hvem der stadig mangler.
Armbånd med RFID og NFC
Produkter kan synkroniseres til RFID- og NFC-armbånd via integration. EventPos og Corego er integreret i dag, og andre leverandører kobles på efter aftale.
Gæster har ikke login, hold eller vagter. De står på en liste, får en billet og scannes ind.
To forløb, I sandsynligvis kender
Begge handler om det samme: at den, der kender navnene, også er den, der skriver dem ind.
- PresseDen presseansvarlige tildeler et medie et antal akkrediteringer. Mediet får et link på e-mail og skriver selv journalister og fotografer på, helt frem til check-in. I slipper for opkald om navne, der skal rettes i sidste øjeblik.
- SponsorerEn sponsor får 100 akkrediteringer og fordeler dem selv til konkurrencer, kunder eller interne arrangementer. Kvoten på listen sikrer, at der ikke bliver udstedt flere, end aftalen lyder på.
- Leverandører og samarbejdspartnereHver partner får sin egen liste i sin egen gruppe, med de produkter gruppen skal have, for eksempel adgang og parkering. Ved indgangen bliver de scannet som alle andre.
Se gæstelisterne med jeres egne grupper
På demoen tager vi udgangspunkt i jeres presse, sponsorer og partnere i stedet for et generisk eksempel.