Frivilligstyring til events, hvor en simpel vagtplan ikke rækker
Crewstack samler tilmelding, hold, vagtplaner, kommunikation, adgang, forplejning og gæstelister i ét system. Det sættes op efter jeres struktur, ikke efter en skabelon, og har kørt på events siden 2014.
Siden 2014 hos Roskilde Festival, Copenhell, Heartland og Folkemødet, blandt mere end 150 events. Udviklet i Danmark, data i EU. Tidligere Heap360.
Opgjort på tværs af alle events i systemet siden 2014.
Er Crewstack det rigtige valg for jer?
Crewstack er ikke bygget til det mindst mulige behov. Det er bygget til at gøre kompleks frivilligdrift overskuelig, for arrangører hvor hold, regler, adgang og gæster hænger sammen.
Crewstack passer til jer, hvis
- I har mange hold og holdledere, som selv skal kunne styre deres del uden at få adgang til alt.
- Adgang, mad og goder afhænger af, hvem der arbejder hvornår, hvor længe og på hvilket hold.
- I har gæster, presse, artister eller partnere, som skal håndteres ved siden af de frivillige.
- I vil sætte reglerne selv: minimumsvagter, krav til bestemte vagter, ventelister og dokumentkrav.
- I har prøvet at vokse ud af regneark, formularværktøjer eller et simpelt vagtsystem.
Vælg noget enklere, hvis
- I skal bruge én tilmeldingsformular og nogle få vagter til et enkelt arrangement.
- I hverken har gæstelister, adgangsstyring eller forplejning at holde styr på.
- Prisen er det eneste, der afgør valget.
Så er et enklere og billigere værktøj sandsynligvis nok. Det siger vi gerne på en demo.
Et specialiseret frivilligsystem, der passer ind i resten af jeres eventsetup
I behøver ikke skifte billetsystem eller betalingsløsning for at få professionel frivilligdrift. Crewstack går i dybden med mennesker, hold, vagter, adgang, forplejning og gæster og kører ved siden af de systemer, I allerede har. Adgang og forplejning kan følge med ud på RFID-armbåndet gennem integration, og alt kan eksporteres til Excel.
Fra tilmelding til afsluttet event
Seks trin, som hænger sammen i ét system. Det, der bliver sat op i tilmeldingen, bruges i holdene, vagterne, adgangen og rapporterne.
Tilmelding
Egen formular pr. brugertype med flere sider, betingede felter og dokumentupload. Åben tilmelding, kun på invitation eller kun for tidligere frivillige. Venteliste når holdene er fulde.
Om tilmelding →Hold og holdledere
Holdgrupper i flere niveauer med kapacitet pr. hold og pr. brugertype. Holdledere tilføjer, flytter og inviterer selv medlemmer og har eget overblik over holdet.
Om roller og adgang →Vagtplan
Træk og slip, opret mange vagter på én gang, kopiér fra sidste år. Regler for min. og maks. vagter og timer, krav pr. vagt og pause mellem vagter. Frivillige vælger eller ønsker selv og bytter indbyrdes.
Om vagtplanlægning →Kommunikation
Beskeder til hold, holdgrupper, brugertyper eller alle. Send som mail og SMS, planlæg afsendelsen på forhånd, og lad systemet sende SMS-påmindelser før vagten.
Om kommunikation →Adgang og forplejning
Adgangsbånd, madbilletter og goder tildeles efter hold, brugertype eller gæsteliste med budget pr. hold. Billet med QR eller stregkode, scanning og udlevering. RFID- og NFC-armbånd via integration.
Om forplejning og adgang →Afvikling og opfølgning
Fremmøderegistrering pr. vagt, "arbejder nu"-overblik, check-in-tal live, dashboards og Excel-eksport. Vagtplaner, formularer og skabeloner genbruges til næste år.
Om rapporter →Det, der sparer timer i praksis
En featureliste siger ikke meget. Det gør de arbejdsgange, som ellers ender som manuelt arbejde i indbakken og i regneark.
Frivillige vælger vagter inden for jeres regler
I bestemmer, om frivillige må vælge vagter direkte, kun må ønske dem, eller om holdlederen fordeler. Reglerne sættes én gang og gælder automatisk.
- Minimum og maksimum antal vagter og timer pr. brugertype, også pr. vagtplan
- Krav til bestemte vagter, for eksempel alder eller et svar fra tilmeldingen
- Pause mellem vagter og stop for dobbeltbooking
- Vagtbytte mellem frivillige, synligt for vagtplanen, holdet eller hele eventet, som I vælger
- Publicér planen, når den er klar, og giv besked til dem, det berører
Holdlederne kører deres eget hold
Holdlederen ser sit eget hold og sin egen holdgruppe. Ikke resten af eventet. Hvor meget de må, styrer I i indstillingerne.
- Tilføje, flytte og invitere medlemmer, også fra sidste års hold
- Planlægge vagter, udpege vagtansvarlige og registrere fremmøde
- Sende beskeder til holdet, også som SMS hvis I tillader det
- Se egne fremmøderapporter og eksportere holdets vagter
- Roller ændres kun af jeres administratorer, aldrig af holdlederne selv
Adgang og mad følger vagterne
Adgangsbånd, måltider og goder er produkter i systemet. De tildeles efter hold, brugertype eller gæsteliste, og I kan se, hvem der har fået hvad.
- Tre produkttyper: adgang, tillæg og ekstra, med samlet grænse pr. produkt
- Budget pr. holdgruppe og hold, så et hold ikke kan dele mere ud, end det har fået
- Billetdesigner med QR-kode eller stregkode, pr. brugertype og sprog
- Scanner til check-in og udlevering, også af enkelte produkter ad gangen
- Rapport over udleveringer pr. produkt, tidspunkt og udleverer
- Eksempel: madbilletterBaren får 40 madbilletter i sit budget. Holdlederen fordeler dem til sine frivillige, og depotet scanner dem ud én ad gangen.
- Eksempel: adgangsbåndAlle på opbygningsholdet får adgang til pladsen fra mandag. Alle andre fra torsdag. Bånd udleveres ved første check-in.
- Eksempel: RFID-armbåndProdukter kan synkroniseres til RFID- og NFC-armbånd. EventPos og Corego er integreret i dag, og andre leverandører kobles på efter aftale.
Tilmeldingen er jeres, ikke vores
Hver brugertype får sin egen formular. I bestemmer felter, rækkefølge, sider og hvad der er påkrævet. Svarene kan bruges som krav på vagter og vises for scanneren.
- 29 felttyper, blandt andet dokumentupload med godkendelse af administrator eller holdleder
- Betingede felter, der kun vises, når et andet svar kræver det
- Tilmelding åben, kun på invitation eller kun for tidligere frivillige
- Egne mailskabeloner pr. sprog og brugertype, eget logo, egne farver og eget domæne
- Dansk, engelsk, tysk og færøsk i portalen
Ét system, tre roller
Administrationen, holdlederne og de frivillige arbejder i det samme system, men ser kun det, der er relevant for dem.
Frivilligadministrator
Det samlede overblik og reglerne.
- Medlemsliste med status, filtre og gemte søgninger
- Dashboards med tilmeldinger, kapacitet, check-ins og udlevering
- Vagtrapport, check-in-rapport, mail- og SMS-log
- Aktivitetslog og valgfri begrundelse ved handlinger
- Excel-eksport af medlemmer og vagter
Holdleder
Eget hold, egen vagtplan, egne beskeder.
- Holdets medlemmer, ventende og frameldte
- Vagtplan for holdet med krav og kapacitet
- Fremmøderegistrering på dagen
- Beskeder og nyheder til holdet
- Interne noter, hvis I giver adgang
Frivillig
Portal på mobilen, ingen app at installere.
- Egne vagter, accept af vagter og kalenderabonnement
- Vælg eller ønsk vagter, byt vagter med andre
- Billet med QR-kode, nyheder og FAQ
- Beskeder fra holdleder og administration
- SMS-påmindelse før vagten
Gæstelister, akkreditering og produkter i samme system
Gæster, presse, artister og partnere skal ikke ind i et regneark ved siden af. De håndteres af de samme personer, i det samme system, og scannes ved den samme indgang.
Gæstelister, som partnerne selv styrer
En sponsor eller et medie får et link til sin egen gæsteliste. Ingen konto, intet login. De tilføjer selv navne inden for den kvote, I har sat, helt frem til check-in.
Import fra Excel, oprettelse af mange lister på én gang, billetter sendt enkeltvis eller samlet, og check-in fra scanner eller direkte fra listen.
Akkreditering med jeres egne kategorier
Gæstelister samles i grupper, som I selv navngiver: presse, artister, leverandører, samarbejdspartnere. Hver gruppe har sine egne billetskabeloner og mailtekster.
Som tilvalg kan gæster betale et gebyr eller give en donation for billetten.
Produkter og udlevering
Adgang, tillæg og ekstra produkter kan tildeles både frivillige og gæster. Udlevering registreres i scanneren, og rapporten viser hvem der har fået hvad, og hvem der stadig mangler.
En gæstelisteansvarlig kan få adgang til gæstelisterne alene, uden at se resten af eventet.
Bygget og driftet på events siden 2014
Crewstack, tidligere Heap360, blev bygget til en stor dansk festival, der var vokset ud af regneark. Det er stadig på de største events, systemet bliver testet hårdest.
Events der bruger eller har brugt Crewstack
Vi sætter op sammen med jer
Et system med mange muligheder kræver en ordentlig opsætning. Den laver vi sammen med jer, så I ikke starter fra en tom skærm.
- Gennemgang af jeres struktur Hold og holdgrupper, brugertyper, hvad I skal vide om de frivillige, og hvilke regler der gælder for vagter, adgang og forplejning.
- Opsætning af eventet Formularer, mailskabeloner, billetter, produkter og portal sættes op, så de matcher jeres event og jeres design.
- Genbrug fra år til år Vagtplaner kan kopieres fra tidligere events, hold kan invitere sidste års frivillige igen, og tilmeldingen kan åbnes for tidligere frivillige først.
- Support under afviklingen Videoguides og skriftlige vejledninger til det daglige, og et supportteam der kender eventdrift, når det haster.
Support og videreudvikling
- Mailsupport
- Vi bestræber os på at svare inden for én arbejdsdag.
- Guides og videoer
- Vejledninger til hold, vagtplaner, gæstelister, produkter og portal på support.crewstack.io.
- Dedikeret kontaktperson
- Efter aftale får I en fast kontaktperson, der følger jeres event fra planlægning til afvikling.
- Nye funktioner
- Systemet udvikles løbende, og ændringerne beskrives i vores changelog.
GDPR og datasikkerhed
Frivillige afleverer navn, telefon, fødselsdato og nogle gange mere. Det stiller krav til, hvor data ligger, hvem der kan se det, og hvad der sker med det bagefter.
Data bliver i EU
Udviklet og driftet fra Danmark.
- Data opbevares hos Amazon i Frankfurt og sendes aldrig ud af EU
- Databehandleraftale som en del af aftalen
- I er dataansvarlige, vi er databehandler
- Samtykkefelter til vilkår, e-mail og SMS i tilmeldingen
Adgang pr. rolle og pr. felt
Ingen ser mere, end de skal bruge.
- Holdledere ser kun eget hold og egen holdgruppe
- Hvert felt i tilmeldingen har sin egen synlighed, fx kun for administratorer
- Eksport af data kan begrænses til administratorer
- Roller ændres kun af jeres super-administratorer
Sporbarhed og oprydning
Hvem gjorde hvad, og hvad slettes hvornår.
- Aktivitetslog på medlemmer, hold, vagtplaner og gæstelister
- Valgfri begrundelse ved følsomme handlinger
- Uploadede dokumenter slettes automatisk efter godkendelse eller en dato, I vælger
- Vagtplaner kan printes uden telefonnumre
Spørgsmål, vi ofte får
Hvad koster Crewstack?
Prisen sættes efter fire ting: hvor mange frivillige og gæster I har i systemet, hvilke dele I bruger (gæstelister, produkter og scanner er tilvalg), hvor meget opsætning og support I ønsker, og hvor mange SMS'er I sender. SMS afregnes pr. sendt besked. Der er ingen pris pr. holdleder eller administrator. I får et samlet tilbud efter en demo, hvor vi har set jeres struktur. Se hvordan prisen sættes sammen.
Vi bruger et andet system i dag. Hvor svært er det at skifte?
Vi gennemgår jeres nuværende opsætning sammen med jer: hold, brugertyper, tilmeldingsfelter og regler for vagter og adgang. Derefter bygger vi eventet op i Crewstack sammen med jer, før I inviterer de frivillige. Har I e-mails på tidligere frivillige, kan holdene invitere dem direkte.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Det afhænger af, hvor kompleks jeres struktur er. Et event med få hold og en standardformular kan være klar på få dage. Et større event med mange holdgrupper, egne regler for adgang og forplejning og flere brugertyper tager længere, fordi opsætningen skal passe til jeres virkelighed. Det er tiden værd, når det først kører.
Der findes billigere systemer. Hvornår er de nok?
Hvis I skal bruge én tilmeldingsformular, nogle få hold og en vagtplan, kan en enklere løsning være tilstrækkelig. Crewstack giver mening, når holdene er mange, holdlederne skal kunne arbejde selvstændigt, adgang og forplejning følger vagterne, og gæstelister og akkreditering skal håndteres i samme system som de frivillige.
Kan holdledere arbejde selvstændigt uden at få adgang til alt?
Ja. En holdleder ser kun sit eget hold og sin egen holdgruppe. I bestemmer i indstillingerne, om holdledere må fjerne medlemmer, eksportere data, sende SMS og se interne noter. Roller kan kun ændres af jeres administratorer.
Kan de frivillige selv vælge vagter?
Ja, hvis I slår det til. Pr. vagtplan vælger I mellem, at frivillige vælger vagter direkte, kun kan ønske vagter, eller at holdlederen fordeler. Regler for antal vagter, timer, krav og pause mellem vagter gælder automatisk, og frivillige kan bytte vagter indbyrdes.
Kan vi bruge Crewstack til gæstelister og akkreditering alene?
Ja. Gæstelister og akkreditering kan bruges uden vagtplaner, og en gæstelisteansvarlig kan få adgang til netop den del. Mange starter der og tager frivilligdelen med senere, eller omvendt.
Hvor ligger vores data, og hvad med GDPR?
Data opbevares hos Amazon i Frankfurt og forlader ikke EU. Crewstack er udviklet i Danmark, og vi indgår databehandleraftale med jer som dataansvarlige. Adgang til persondata styres pr. rolle, og enkelte felter kan skjules for holdledere. Læs mere under datasikkerhed og i vores persondatapolitik.
Er Crewstack det samme som Heap360?
Ja. Crewstack hed tidligere Heap360 og skiftede navn i 2025. Systemet, teamet og kunderne er de samme. Læs om udviklingen fra Heap360 til Crewstack.
Book en demo
Fortæl os kort om jeres event, så viser vi Crewstack med udgangspunkt i jeres hold, vagter og gæster. Ikke en generisk rundvisning.
- 45 minutter online, tilpasset jeres struktur
- Ærligt svar på, om Crewstack passer til jer
- Konkret tilbud bagefter, hvis det giver mening
Er I tidligt i overvejelserne? Skriv alligevel, eller læs hvordan I kommer i gang.