Holdlederne kan arbejde selv, uden at se hele eventet
Et event med mange hold kræver, at andre end administratoren kan gøre noget. Rollerne i Crewstack bestemmer, hvad den enkelte kan se og gøre, og indstillingerne afgør, hvor langt holdledernes adgang rækker.
Rollerne i eventet, plus holdenes egne
Rollerne fordeler adgangen til eventet. Holdleder og holdgruppeleder følger af, hvilke hold en person er sat på, og giver kun adgang til eget hold eller egen holdgruppe.
Rollerne
- Almindelig: den frivillige selv, med egen profil, egne vagter og egen billet.
- Gæstelisteansvarlig: ser gæstelisterne og intet andet.
- Administrator: arbejder på tværs af eventet.
- Super-administrator: den eneste rolle, der kan ændre andres roller.
- Arrangør-administrator: adgang på tværs af alle jeres events.
- Holdleder og holdgruppeleder: følger af holdene. En holdleder ser sit eget hold eller sin egen holdgruppe, ikke resten af eventet.
I bestemmer, hvor langt adgangen rækker
Rettighederne er indstillinger, ikke en fast pakke. Det samme system kan derfor køre med stramme eller med åbne rammer for holdlederne.
Hvad må holdlederne
Indstillinger afgør, om holdledere må fjerne medlemmer fra holdet, eksportere data, sende SMS og se interne noter. Roller ændres kun af super-administratorer, aldrig af holdlederne selv.
Synlighed pr. felt
Hvert felt i tilmeldingen har sin egen synlighed. Et følsomt felt kan sættes til kun at være synligt for administratorer, selv om holdlederen ser resten af profilen.
Eksport kan begrænses
Eksport af data kan forbeholdes administratorer, så en medlemsliste ikke uden videre kan trækkes ud som fil af alle med adgang til holdet.
Vagtansvarlige uden lederadgang
En vagtansvarlig udpeges på den enkelte vagt og kan registrere fremmøde for den vagt. Det kræver ikke, at personen bliver holdleder.
Aktivitetslog
Der føres log over handlinger på medlemmer, hold, vagtplaner, billetter og gæstelister. I kan desuden kræve, at administratorer angiver en begrundelse for en handling.
Dokumenter og print
Uploadede dokumenter, for eksempel en attest der skal godkendes, slettes automatisk efter godkendelsen eller på en dato, I vælger. Vagtplanen kan printes uden telefonnumre.
Roller tildeles og ændres kun af super-administratorer eller en arrangør-administrator.
Hvor data ligger, og hvad I skal have på plads
De frivillige afleverer navn, kontaktoplysninger og ofte mere end det. Her er rammerne om de oplysninger.
- Data i EUData opbevares hos Amazon i Frankfurt og forlader ikke EU.
- DatabehandleraftaleVi indgår en databehandleraftale med jer som dataansvarlig, så behandlingen af de frivilliges oplysninger er skriftligt aftalt.
- Samtykke i formularenTilmeldingen kan indeholde felter til accept af vilkår og til samtykke til e-mail og SMS, så I kan dokumentere, hvad den enkelte har sagt ja til.
- Kun det nødvendigeSynlighed pr. felt, begrænset eksport og automatisk sletning af dokumenter gør, at oplysningerne ikke ligger tilgængelige for flere end nødvendigt.
Gennemgå rollerne med jeres egen struktur
På demoen ser vi på jeres hold, holdgrupper og hvem der skal kunne hvad, og hvilke felter der kun må være synlige for administratorer.