Vagtplanen bygges én gang og genbruges næste år
En eventvagtplan er sjældent ti vagter. Den er hundredvis fordelt på hold, dage og tidsrum. Derfor oprettes vagter i bunker, kopieres og hentes fra sidste års event, i stedet for at blive skrevet ind én ad gangen.
Byg planen uden at klikke vagt for vagt
Vagtplanlæggeren er en kalender, du trækker i. Du kan arbejde i måneds-, uge- eller listevisning, oprette hele dagens vagter i én dialog og kopiere en vagt, du allerede har fået rigtig. Skal I lave næste års plan, kopierer I den forrige og sætter den på nye datoer.
Sådan bygges planen
- Træk og slip: arbejd i måneds-, uge- eller listevisning, alt efter om du lægger en enkelt dag eller hele ugen.
- Mange vagter på én gang: opret en hel række vagter i én dialog i stedet for én ad gangen, og kopiér en vagt, der allerede passer.
- Kopiér en hel vagtplan: hent den fra en anden vagtplan eller fra et tidligere event hos samme arrangør, og læg den på nye datoer.
- Vagtgrader: hver vagt kan have minimum og maksimum antal pr. brugertype, hver med sin egen farve i kalenderen.
- Vagtpakker: saml flere vagter, der hører sammen, så de vælges og tildeles under ét.
- Publicér, når planen er klar: vagtplanen kan ligge upubliceret, mens I arbejder, og udgives med besked til dem, det berører.
Reglerne gælder, uanset hvem der lægger vagterne
I sætter rammerne én gang pr. vagtplan. Derefter holder systemet dem, både når holdlederen fordeler, og når de frivillige selv vælger.
Rammer for den enkelte
Minimum og maksimum antal timer sættes pr. brugertype og pr. vagtplan. En vagt kan have krav, der bygger på et svar fra tilmeldingen, så kun de rigtige kan melde sig på. Pause mellem vagter sættes pr. vagtplan, og dobbeltbooking blokeres.
Hvem fordeler vagterne
Pr. vagtplan vælger I, om de frivillige må vælge vagter direkte, kun må ønske dem, eller om holdlederen fordeler. I kan også sætte en grænse for, hvor mange der må være på samme vagt.
Vagtbytte mellem frivillige
Frivillige kan tilbyde deres vagt til andre. I bestemmer, om et bytte er synligt for vagtplanen, for holdet eller for hele eventet, og de berørte kan få besked om tilbuddet.
Den frivilliges egen oversigt
Medlemmerne accepterer deres vagter i portalen og har en fane med kommende vagter. Vagterne kan hentes som kalenderabonnement, så de ligger i telefonens egen kalender.
Fremmøde på dagen
Fremmøde registreres pr. vagt af holdlederen eller af de vagtansvarlige, der er udpeget på den enkelte vagt. Vagtrapporten viser blandt andet, hvem der arbejder nu.
Print og eksport
Vagtplanen kan printes med eller uden telefonnumre, alt efter hvem der skal have papiret i hånden, og vagterne kan hentes som Excel-fil.
Crewstack har ikke automatisk fordeling af vagter og ingen regler for gentagne vagter. Planen lægges af jer, eller de frivillige vælger selv inden for jeres rammer.
Se vagtplanen bygget op om jeres hold
På demoen tager vi udgangspunkt i jeres vagter, hold og regler i stedet for et generisk eksempel.