Holdlederne kan arbejde selvstændigt uden at se hele eventet
Frivillige afleverer navn, telefon, fødselsdato og nogle gange mere. Det stiller krav til, hvem der kan se hvad, hvem der kan ændre hvad, og hvad der sker med oplysningerne bagefter.
Adgang pr. rolle, pr. hold og pr. felt
Crewstack har fire roller: frivillig, gæstelisteansvarlig, administrator og super-administrator. Oveni kommer holdleder og holdgruppeleder, som følger af, hvilke hold personen står på. En holdleder ser sit eget hold og sin egen holdgruppe, ikke resten af eventet.
Sådan styres adgangen
- Fire roller plus arrangørniveau: en administrator kan sættes på arrangøren og dermed have adgang på tværs af alle jeres events.
- Holdleder ser kun sit eget: holdlederrollen følger holdet, så adgangen forsvinder af sig selv, når personen ikke er på holdet længere.
- I bestemmer, hvor langt de må gå: indstillinger afgør, om holdledere må fjerne medlemmer, eksportere data, sende SMS og se interne noter.
- Roller ændres kun af super-administratorer: en eventadministrator kan ikke give sig selv eller andre flere rettigheder.
- Synlighed pr. felt: hvert felt i tilmeldingen har sin egen synlighed, for eksempel kun for administratorer.
- Eksport kan låses: udtræk af medlemsdata kan begrænses til administratorer alene.
Hvor data ligger, og hvad der sker med det bagefter
I er dataansvarlige, vi er databehandlere. Det stiller krav både til driften og til, hvad systemet gemmer.
Data bliver i EU
Data opbevares hos Amazon i Frankfurt og sendes ikke ud af EU. Crewstack er udviklet og driftet fra Danmark.
Databehandleraftale
Vi indgår databehandleraftale som en del af aftalen. I er dataansvarlige for jeres frivilliges oplysninger, vi behandler dem på jeres vegne.
Samtykke i tilmeldingen
Tilmeldingen kan have felter til vilkår, e-mail og SMS, så samtykket ligger sammen med den tilmelding, det hører til.
Dokumenter slettes automatisk
Uploadede dokumenter, for eksempel certifikater, slettes automatisk efter godkendelse eller på en dato, I vælger. De bliver ikke liggende år efter år.
Aktivitetslog
Ændringer på medlemmer, hold, vagtplaner, billetter og gæstelister logges. Som tilvalg skal administratorer angive en begrundelse for handlingen.
Print uden telefonnumre
En vagtplan, der skal hænge i et telt, kan printes uden telefonnumre, så kontaktoplysninger ikke ender på opslagstavlen.
Vi beskriver her, hvad systemet gør. Den fulde beskrivelse af behandling, opbevaring og sletning står i vores databehandleraftale og i persondatapolitikken.
Gennemgå rollerne med os
Vi tager udgangspunkt i jeres organisation og viser, hvad hver rolle konkret kan se og gøre.