Frivilligsystem eller simpel vagtplan: hvad har jeres festival brug for?
Mange festivaler starter i et regneark eller et simpelt vagtværktøj, og for nogle er det stadig nok. Her er en ærlig gennemgang af, hvornår det rækker, og hvornår det begynder at koste tid, fejl og frivillige.
Tre spørgsmål, der afgør det
Svarer I ja til to af dem, er I sandsynligvis vokset ud af den simple løsning.
Skal holdlederne kunne arbejde selv?
Med få hold kan én person fordele alle vagter. Med 20, 50 eller 200 hold skal holdlederne selv kunne tilføje medlemmer, planlægge vagter, registrere fremmøde og skrive til holdet, uden at få adgang til hele festivalen.
Afhænger adgang og mad af vagterne?
Hvis alle får det samme armbånd og de samme madbilletter, kan det klares ved indgangen. Hvis adgang, måltider og goder afhænger af hold, brugertype og antal vagter, skal systemet kunne regne det ud og udlevere det.
Har I gæster ved siden af de frivillige?
Presse, artister, sponsorer og samarbejdspartnere har hver deres liste, kvote og kontaktperson. Ligger de i et regneark ved siden af frivilligsystemet, ender de ved indgangen uden at kunne scannes.
Hvad forskellen er i praksis
Trin for trin fra tilmelding til afsluttet event. Kolonnen til venstre er ikke forkert. Den er bare bygget til færre hold og færre regler.
| Trin | Regneark eller simpel vagtplan | Frivilligsystem som Crewstack |
|---|---|---|
| Tilmelding | Én formular til alle. Svarene kopieres videre manuelt. | Egen formular pr. brugertype med flere sider, betingede felter og dokumentupload. Svarene bruges direkte som krav på vagter og vises for scanneren. |
| Godkendelse og venteliste | Mails frem og tilbage. Ventelisten er en fane i arket. | Tilmelding åben, kun på invitation eller kun for tidligere frivillige. Automatisk venteliste, når holdene er fulde, og besked når pladsen kommer. |
| Hold og holdledere | Holdlederen får en kopi af arket eller adgang til det hele. | Holdgrupper i flere niveauer med kapacitet pr. hold og brugertype. Holdlederen ser og styrer sit eget hold. I bestemmer, hvad holdledere må. |
| Vagtregler | Reglerne står i en mail og tjekkes med øjnene. | Min. og maks. vagter og timer pr. brugertype, krav pr. vagt, pause mellem vagter og stop for dobbeltbooking håndhæves automatisk. |
| Frivilliges eget valg | Ønsker sendes på mail eller i en kommentarkolonne. | Frivillige vælger eller ønsker vagter selv inden for reglerne, accepterer dem i portalen og bytter indbyrdes med synlighed, som I vælger. |
| Kommunikation | Mailudsendelser fra en privat konto og WhatsApp-grupper pr. hold. | Beskeder til hold, holdgruppe, brugertype eller alle, som mail og SMS. Planlagt afsendelse. Automatiske SMS-påmindelser før vagten. Egne mailskabeloner. |
| Adgang og forplejning | En liste ved indgangen og madbilletter i en kasse. | Produkter tildelt efter hold, brugertype eller gæsteliste med budget pr. hold. Billet med QR eller stregkode, scanner med udlevering, RFID-armbånd via integration. |
| Gæstelister og akkreditering | Et separat regneark pr. partner, som samles dagen før. | Partneren får et link til sin egen liste og en kvote. Import fra Excel. Grupper for presse, artister og sponsorer med egne billetter. Check-in ved samme scanner som de frivillige. |
| Afvikling | Print af vagtplanen fredag morgen. | Fremmøderegistrering pr. vagt på mobilen, "arbejder nu"-overblik, check-in-tal live og udleveringsrapport. |
| Efter eventet | Arket gemmes og bygges op igen næste år. | Excel-eksport, dashboards og aktivitetslog. Vagtplaner, formularer og skabeloner kopieres til næste år, og tidligere frivillige inviteres igen. |
| GDPR | Persondata i delte filer og private telefoner. | Data i EU, databehandleraftale, adgang pr. rolle og felt, aktivitetslog og automatisk sletning af uploadede dokumenter. |
Ærligt: hvornår er den simple løsning nok?
Bliv ved den simple løsning, hvis
- I har ét arrangement med én tilmeldingsformular og under en håndfuld hold.
- Alle frivillige får det samme, uanset hvor meget de arbejder.
- I ikke har gæstelister, akkreditering eller udlevering at holde styr på.
- Én person kan overskue alle vagter og svarer selv på alle spørgsmål.
Så er et enklere og billigere værktøj sandsynligvis det rigtige valg, og det siger vi også på en demo.
Skift til et frivilligsystem, hvis
- Holdlederne skal kunne arbejde selvstændigt uden adgang til det hele.
- Adgang, mad og goder afhænger af hold, brugertype og vagter.
- I har presse, artister, sponsorer eller partnere med egne lister og kvoter.
- Reglerne for vagter og timer skal håndhæves, ikke bare kommunikeres.
- I bruger dage på at samle, rette og genudsende oplysninger, som allerede er tastet én gang.
Crewstack er bygget til den anden kolonne
Udviklet i Danmark og brugt hos Roskilde Festival, Copenhell, Heartland, Folkemødet og 150+ andre events siden 2014. Tidligere Heap360.
Korte svar
Hvad er et frivilligsystem?
Et frivilligsystem samler tilmelding af frivillige, hold og holdledere, vagtplaner, kommunikation, adgang og forplejning i ét system, så oplysningerne fra tilmeldingen bruges hele vejen frem til afviklingen. Forskellen til en vagtplan alene er sammenhængen: brugertypen bestemmer formular og regler, holdet bestemmer vagtplan og produkter, og vagterne bestemmer adgang og påmindelser.
Hvornår er en simpel vagtplan nok?
Når I har én tilmeldingsformular, få hold, ingen særlige regler for vagter og ingen gæstelister, adgang eller forplejning at holde styr på. Så betaler I for mere, end I bruger, i et frivilligsystem.
Kan vi begynde med en del af systemet?
Ja. Nogle starter med tilmelding, hold og vagtplan og tager gæstelister og produkter med året efter. Andre starter med gæstelister og akkreditering alene. Se flere spørgsmål og svar.
Hvad koster et frivilligsystem?
Prisen på Crewstack afhænger af antal frivillige og gæster, hvilke dele I bruger, hvor meget opsætning I ønsker hjælp til, og hvor mange SMS'er I sender. Se hvordan prisen sættes sammen.