Fragen und Antworten

Der Preis hängt von der Anzahl der Crew-Mitglieder und Gäste ab, davon, welche Teile des Systems Sie nutzen (zum Beispiel Gästelisten und Produkte), und davon, wie viel Hilfe Sie bei der Einrichtung möchten. SMS werden pro gesendeter Nachricht abgerechnet. Ein konkretes Angebot bekommen Sie nach einer Demo, wenn wir Ihre Struktur gesehen haben.

Wir nennen keine Listenpreise, weil zwei Events mit gleich vielen Crew-Mitgliedern selten denselben Bedarf haben. Dafür ist leicht nachvollziehbar, was den Preis nach oben oder unten zieht:

Anzahl der Crew-Mitglieder und Gäste. Je mehr Personen im System sind, desto höher die Lizenz. Teamleitungen und Administratoren kosten nichts extra.

Zusatzmodule. Gästelisten und Akkreditierung, Produkte mit Scanner und Ausgabe sowie die Integration zu RFID-Bändchen sind Zusatzmodule. Wenn Sie nur Registrierung, Teams und Schichtplan nutzen, zahlen Sie auch nur dafür.

Einrichtung und Support. Die Grundeinrichtung ist enthalten. Wenn Sie möchten, dass wir die ganze Struktur gemeinsam mit Ihnen aufbauen, oder wenn Sie während der Durchführung eine feste Ansprechperson wünschen, wird das als Teil des Angebots vereinbart.

SMS. Wird pro gesendeter Nachricht abgerechnet, so zahlen Sie nur für das, was Sie nutzen.

Ein Angebot gilt jeweils für eine Saison, und wir halten nach dem Event ein Auswertungsgespräch, bevor die nächste Saison vereinbart wird.

Wenn Sie ein Registrierungsformular, einige wenige Teams und einen Schichtplan brauchen, kann eine einfachere Lösung ausreichen. Crewstack ergibt Sinn, wenn es viele Teams gibt, die Teamleitungen selbstständig arbeiten sollen, Zugang und Verpflegung den Schichten folgen und Gästelisten und Akkreditierung im selben System laufen sollen wie die Crew.

Ein Schichtplansystem löst die Schichten. Crewstack löst den Zusammenhang: Die Registrierung bestimmt den Benutzertyp, der Benutzertyp bestimmt Formular, Team und Regeln, das Team bestimmt Schichtplan und Produkte, und die Schichten bestimmen Zugang, Verpflegung und Erinnerungen. Genau dieser Zusammenhang endet sonst als Handarbeit zwischen mehreren Werkzeugen.

Das kann passen, aber dort macht es nicht den größten Unterschied. Wenn Sie wenige Teams und keine Sonderregelungen für Zugang und Verpflegung haben, deckt ein einfacheres Werkzeug den Bedarf wahrscheinlich zu einem niedrigeren Preis. Das sagen wir in einer Demo auch ehrlich.

Wir gehen Ihre bestehende Einrichtung gemeinsam mit Ihnen durch: Teams, Benutzertypen, Registrierungsfelder und Regeln für Schichten und Zugang. Danach bauen wir das Event gemeinsam mit Ihnen in Crewstack auf, bevor Sie die Crew einladen. Wenn Sie E-Mail-Adressen früherer Crew-Mitglieder haben, können die Teams die Einladungen direkt verschicken.

Das hängt davon ab, wie komplex Ihre Struktur ist. Ein Event mit wenigen Teams und einem Standardformular kann in wenigen Tagen bereit sein. Ein größeres Event mit vielen Teamgruppen, eigenen Regeln für Zugang und Verpflegung und mehreren Benutzertypen dauert länger, weil die Einrichtung zu Ihrer Wirklichkeit passen muss.

Anleitungen und Videoguides zu Teams, Schichtplänen, Gästelisten, Produkten und Crew-Portal liegen auf support.crewstack.io. E-Mail-Support beantworten wir grundsätzlich innerhalb eines Arbeitstages. Nach Absprache bekommen Sie eine feste Ansprechperson, die Ihr Event von der Planung bis zur Durchführung begleitet. Mehr zum Support.

Ja. Schichtpläne lassen sich aus früheren Events kopieren, Teams können die Crew vom letzten Jahr erneut einladen, und die Registrierung kann für frühere Crew-Mitglieder vor allen anderen geöffnet werden. Formulare, E-Mail-Vorlagen und Tickets werden bei der Einrichtung des nächsten Events mit übernommen.

Ja. Eine Teamleitung sieht nur ihr eigenes Team und ihre eigene Teamgruppe. Sie entscheiden in den Einstellungen, ob Teamleitungen Mitglieder entfernen, Daten exportieren, SMS senden und interne Notizen sehen dürfen. Rollen können nur von Ihren Administratoren geändert werden.

Ja, wenn Sie es aktivieren. Pro Schichtplan wählen Sie, ob Crew-Mitglieder Schichten direkt wählen, sich Schichten nur wünschen können oder die Teamleitung verteilt. Regeln für Anzahl der Schichten, Stunden, Anforderungen und Pausen zwischen Schichten gelten automatisch, und Crew-Mitglieder können Schichten untereinander tauschen, wenn Sie es erlauben.

Wenn die Warteliste aktiviert ist, können sich Crew-Mitglieder auch dann registrieren, wenn kein Team freie Plätze hat. Sie stehen auf der Warteliste, bis ein Administrator oder eine Teamleitung sie einem Team hinzufügt, und sie bekommen automatisch Bescheid, sobald das geschieht.

Ja. Das Registrierungsformular kann ein Feld enthalten, in dem die Person ein Dokument hochlädt, das anschließend von einem Administrator oder einer Teamleitung freigegeben wird. Das Dokument wird nach der Freigabe oder zu einem von Ihnen gewählten Datum automatisch gelöscht.

Nein. Das Crew-Portal ist für das Handy gebaut und wird im Browser geöffnet. Dort sehen die Crew-Mitglieder ihre Schichten, das Ticket mit QR-Code, ihr Team, Neuigkeiten und Nachrichten, und sie können ihre Schichten im eigenen Kalender abonnieren.

Ja. Gästelisten und Akkreditierung lassen sich ohne Schichtpläne nutzen, und eine gästelistenverantwortliche Person kann Zugriff genau auf diesen Teil bekommen, ohne den Rest des Events zu sehen. Mehr zur Akkreditierung.

Ja, über eine Integration. Produkte wie Zugang und Essensmarken können auf das Bändchen synchronisiert werden, das aktualisiert wird, sobald sich Schichtplan oder Zuteilung ändern. EventPos und Corego sind heute integriert, und wenn Sie einen anderen Anbieter haben, binden wir ihn nach Absprache an.

Die Daten liegen bei Amazon in Frankfurt und verlassen die EU nicht. Entwickelt in Dänemark. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, mit Ihnen als verantwortlicher Stelle. Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird pro Rolle gesteuert, Felder können vor Teamleitungen verborgen werden, der Export lässt sich auf Administratoren beschränken, und hochgeladene Dokumente werden nach der Freigabe automatisch gelöscht. Mehr dazu unter Datensicherheit und in unserer Datenschutzrichtlinie.

Das Crew-Portal gibt es auf Dänisch, Englisch, Deutsch und Färöisch. Teams, Schichten, Formulare und E-Mail-Vorlagen lassen sich übersetzen, damit ein internationales Crew-Mitglied seine eigene Sprache sieht.

Ja. Crewstack hieß früher Heap360 und wurde 2025 umbenannt. Das System, das Team und die Kunden sind dieselben. Lesen Sie über den Weg von Heap360 zu Crewstack.