Crew-Akkreditierung für Events, bei denen ein einfacher Schichtplan nicht reicht
Crewstack führt Crew-Registrierung, Teams, Schichtpläne, Kommunikation, Akkreditierung, Zugang, Verpflegung und Gästelisten in einem System zusammen. Es wird nach Ihrer Struktur eingerichtet, nicht nach einer Vorlage, und läuft seit 2014 bei Events.
Seit 2014 bei Roskilde Festival, Copenhell, Heartland und Folkemødet, unter mehr als 150 Events. Entwickelt in Dänemark, Daten in der EU. Ehemals Heap360.
Erhoben über alle Events im System seit 2014.
Ist Crewstack die richtige Wahl für Sie?
Crewstack ist nicht für den kleinstmöglichen Bedarf gebaut. Es ist dafür gebaut, komplexe Crew-Abläufe überschaubar zu machen, für Veranstalter, bei denen Teams, Regeln, Zugang und Gäste zusammenhängen.
Crewstack passt zu Ihnen, wenn
- Sie viele Teams und Teamleitungen haben, die ihren eigenen Bereich selbst steuern sollen, ohne Zugriff auf alles zu bekommen.
- Zugang, Essen und Zusatzleistungen davon abhängen, wer wann, wie lange und in welchem Team arbeitet.
- Sie Gäste, Presse, Künstler oder Partner haben, die neben der Crew akkreditiert werden müssen.
- Sie die Regeln selbst setzen wollen: Mindestanzahl an Schichten, Anforderungen an bestimmte Schichten, Wartelisten und Dokumentenpflicht.
- Sie aus Tabellen, Formularwerkzeugen oder einem einfachen Schichtsystem herausgewachsen sind.
Wählen Sie etwas Einfacheres, wenn
- Sie ein Registrierungsformular und einige wenige Schichten für eine einzelne Veranstaltung brauchen.
- Sie weder Gästelisten noch Zugangssteuerung oder Verpflegung im Blick behalten müssen.
- Der Preis das Einzige ist, was die Entscheidung bestimmt.
Dann reicht ein einfacheres und günstigeres Werkzeug wahrscheinlich aus. Das sagen wir Ihnen gern in einer Demo.
Ein spezialisiertes Crew-System, das in den Rest Ihres Event-Setups passt
Sie müssen weder Ticket- noch Zahlungsplattform wechseln, um professionelle Crew-Abläufe zu bekommen. Crewstack geht bei Menschen, Teams, Schichten, Zugang, Verpflegung und Gästen in die Tiefe und läuft neben den Systemen, die Sie bereits haben. Zugang und Verpflegung können per Integration auf das RFID-Bändchen folgen, und alles lässt sich nach Excel exportieren.
Von der Registrierung bis zum abgeschlossenen Event
Sechs Schritte, die in einem System zusammenhängen. Was in der Registrierung eingerichtet wird, wird in den Teams, den Schichten, dem Zugang und den Berichten genutzt.
Crew-Registrierung
Ein eigenes Formular pro Benutzertyp, mit mehreren Seiten, bedingten Feldern und Dokumenten-Upload. Offene Registrierung, nur auf Einladung oder nur für frühere Crew-Mitglieder. Warteliste, wenn die Teams voll sind.
Zur Crew-Registrierung →Teams und Teamleitungen
Teamgruppen über mehrere Ebenen, mit Kapazität pro Team und pro Benutzertyp. Teamleitungen fügen Mitglieder selbst hinzu, verschieben und laden sie ein und haben ihren eigenen Überblick über das Team.
Zu Rollen und Zugriff →Schichtplan
Ziehen und Ablegen, viele Schichten auf einmal anlegen, aus dem Vorjahr kopieren. Regeln für Mindest- und Höchstzahl an Schichten und Stunden, Anforderungen pro Schicht und Pausen zwischen Schichten. Crew-Mitglieder wählen oder wünschen sich Schichten selbst und tauschen untereinander.
Zur Schichtplanung →Kommunikation
Nachrichten an Teams, Teamgruppen, Benutzertypen oder alle. Versand als E-Mail und SMS, Versand im Voraus planen, und das System schickt SMS-Erinnerungen vor der Schicht.
Zur Kommunikation →Akkreditierung, Zugang und Verpflegung
Bändchen, Pässe, Essensmarken und Zusatzleistungen werden nach Benutzertyp, Team oder Gästeliste vergeben, mit Budget pro Team. Ticket mit QR- oder Barcode, Scannen und Ausgabe. RFID- und NFC-Bändchen über Integration.
Zur Akkreditierung →Durchführung und Nachbereitung
Anwesenheitserfassung pro Schicht, Übersicht "arbeitet gerade", Check-in-Zahlen in Echtzeit, Dashboards und Excel-Export. Schichtpläne, Formulare und Vorlagen werden im nächsten Jahr wiederverwendet.
Zu den Berichten →Was in der Praxis Stunden spart
Eine Funktionsliste sagt nicht viel. Die Arbeitsabläufe schon, die sonst als Handarbeit im Postfach und in Tabellen enden.
Crew-Mitglieder wählen Schichten innerhalb Ihrer Regeln
Sie entscheiden, ob Crew-Mitglieder Schichten direkt wählen dürfen, sie nur wünschen können oder ob die Teamleitung verteilt. Die Regeln werden einmal gesetzt und gelten automatisch.
- Mindest- und Höchstzahl an Schichten und Stunden pro Benutzertyp, auch pro Schichtplan
- Anforderungen an bestimmte Schichten, zum Beispiel Alter oder eine Antwort aus der Registrierung
- Pause zwischen Schichten und Sperre für Doppelbuchungen
- Schichttausch zwischen Crew-Mitgliedern, sichtbar für den Schichtplan, das Team oder das ganze Event, wie Sie es wählen
- Den Plan veröffentlichen, wenn er fertig ist, und die Betroffenen benachrichtigen
Die Teamleitungen führen ihr eigenes Team
Die Teamleitung sieht ihr eigenes Team und ihre eigene Teamgruppe. Nicht den Rest des Events. Wie viel sie darf, steuern Sie in den Einstellungen.
- Mitglieder hinzufügen, verschieben und einladen, auch aus dem Team des Vorjahres
- Schichten planen, Schichtverantwortliche benennen und Anwesenheit erfassen
- Nachrichten an das Team senden, auch als SMS, wenn Sie es erlauben
- Eigene Anwesenheitsberichte sehen und die Schichten des Teams exportieren
- Rollen werden nur von Ihren Administratoren geändert, nie von den Teamleitungen selbst
Zugang und Essen folgen den Schichten
Bändchen, Pässe, Mahlzeiten und Zusatzleistungen sind Produkte im System. Sie werden nach Benutzertyp, Team oder Gästeliste vergeben, und Sie sehen, wer was bekommen hat.
- Drei Produkttypen: Zugang, Zusatz und Extra, mit Gesamtgrenze pro Produkt
- Budget pro Teamgruppe und Team, damit ein Team nicht mehr ausgeben kann, als es bekommen hat
- Ticket-Designer mit eigenem Hintergrund, QR-Code oder Barcode, pro Benutzertyp und Sprache
- Scanner für Check-in und Ausgabe, auch einzelner Produkte nacheinander
- Bericht über Ausgaben pro Produkt, Zeitpunkt und ausgebender Person
- Beispiel: EssensmarkenDie Bar bekommt 40 Essensmarken in ihr Budget. Die Teamleitung verteilt sie an ihre Crew-Mitglieder, und das Depot scannt sie einzeln aus.
- Beispiel: BändchenAlle im Aufbauteam bekommen ab Montag Zugang zum Gelände. Alle anderen ab Donnerstag. Die Bändchen werden beim ersten Check-in ausgegeben.
- Beispiel: RFID-BändchenProdukte können mit RFID- und NFC-Bändchen synchronisiert werden. EventPos und Corego sind heute integriert, weitere Anbieter werden nach Absprache angebunden.
Die Registrierung gehört Ihnen, nicht uns
Jeder Benutzertyp bekommt sein eigenes Formular. Sie bestimmen Felder, Reihenfolge, Seiten und was Pflicht ist. Die Antworten können als Anforderung an Schichten genutzt und im Scanner angezeigt werden.
- 29 Feldtypen, darunter Dokumenten-Upload mit Freigabe durch Administration oder Teamleitung
- Bedingte Felder, die nur erscheinen, wenn eine andere Antwort es erfordert
- Registrierung offen, nur auf Einladung oder nur für frühere Crew-Mitglieder
- Eigene E-Mail-Vorlagen pro Sprache und Benutzertyp, eigenes Logo, eigene Farben und eigene Domain
- Dänisch, Englisch, Deutsch und Färöisch im Portal
Ein System, drei Rollen
Die Administration, die Teamleitungen und die Crew arbeiten im selben System, sehen aber nur das, was für sie relevant ist. Crew heißt hier Freiwillige, Mitarbeitende und Dienstleister.
Crew-Administration
Der Gesamtüberblick und die Regeln.
- Mitgliederliste mit Status, Filtern und gespeicherten Suchen
- Dashboards mit Registrierungen, Kapazität, Check-ins und Ausgaben
- Schichtbericht, Check-in-Bericht, E-Mail- und SMS-Protokoll
- Aktivitätsprotokoll und optionale Begründung bei Aktionen
- Excel-Export von Mitgliedern und Schichten
Teamleitung
Eigenes Team, eigener Schichtplan, eigene Nachrichten.
- Mitglieder des Teams, wartende und abgemeldete
- Schichtplan für das Team mit Anforderungen und Kapazität
- Anwesenheitserfassung am Tag selbst
- Nachrichten und Neuigkeiten für das Team
- Interne Notizen, wenn Sie den Zugriff geben
Crew-Mitglieder
Crew-Portal auf dem Handy, keine App zu installieren.
- Eigene Schichten, Zusage von Schichten und Kalenderabo
- Schichten wählen oder wünschen, Schichten mit anderen tauschen
- Ticket mit QR-Code, Neuigkeiten und FAQ
- Nachrichten von Teamleitung und Administration
- SMS-Erinnerung vor der Schicht
Crew-Akkreditierung, Gästelisten und Produkte in einem System
Crew, Gäste, Presse, Künstler und Partner sollen nicht in getrennten Tabellen landen. Sie werden von denselben Personen, im selben System akkreditiert und am selben Eingang gescannt.
Crew-Akkreditierung von der Registrierung bis zum Eingang
Zugangs-, Zusatz- und Extra-Produkte werden pro Benutzertyp, Team oder Gästeliste vergeben, mit Budgets pro Teamgruppe und Team. Im Ticket-Designer laden Sie Ihren eigenen Hintergrund hoch und platzieren QR-Code oder Barcode, Produktlisten und Registrierungsfelder, sodass Tickets und Pässe als PDF Ihr Design tragen.
Die Scanner-Web-App arbeitet mit Handscanner oder mit der Suche nach Name, E-Mail oder Telefon: Check-in, Ausgabe von Produkten, auch einzeln, Notizen und Verlauf. Bei schichtgebundenen Produkten gilt der QR-Code nur im Zeitfenster der Schicht. RFID- und NFC-Bändchen laufen über Integration, heute EventPos und Corego, weitere Anbieter nach Absprache.
Gästelisten, die die Partner selbst pflegen
Ein Sponsor oder ein Medium bekommt einen Link zu seiner eigenen Gästeliste. Kein Konto, kein Login. Namen tragen sie selbst ein, innerhalb des Kontingents pro Produkt, das Sie gesetzt haben, bis zum Check-in.
Import aus Excel, viele Listen auf einmal anlegen, Tickets einzeln oder gesammelt versenden, und Check-in über den Scanner oder direkt aus der Liste.
Akkreditierungskategorien, die Sie selbst benennen
Gästelisten werden in Gruppen zusammengefasst: Presse, Künstler, Sponsoren, Lieferanten. Jede Gruppe hat eigene Ticketvorlagen und E-Mail-Texte, und optional können Gäste eine Gebühr zahlen oder eine Spende für das Ticket geben.
Check-in-Bericht, Ausgabe-Bericht und ein Live-Zähler der Check-ins im Dashboard zeigen, wer da ist und wem noch etwas fehlt. Eine gästelistenverantwortliche Person kann Zugriff allein auf die Gästelisten bekommen, ohne den Rest des Events zu sehen.
Gebaut und betrieben bei Events seit 2014
Crewstack, ehemals Heap360, wurde für ein großes dänisches Festival gebaut, das aus Tabellen herausgewachsen war. An den größten Events wird das System bis heute am härtesten getestet.
Events, die Crewstack nutzen oder genutzt haben
Wir richten es gemeinsam mit Ihnen ein
Ein System mit vielen Möglichkeiten braucht eine ordentliche Einrichtung. Die machen wir gemeinsam mit Ihnen, damit Sie nicht vor einem leeren Bildschirm starten.
- Durchgang durch Ihre Struktur Teams und Teamgruppen, Benutzertypen, was Sie über die Crew wissen müssen, und welche Regeln für Schichten, Zugang und Verpflegung gelten.
- Einrichtung des Events Formulare, E-Mail-Vorlagen, Tickets, Produkte und Portal werden so eingerichtet, dass sie zu Ihrem Event und Ihrem Design passen.
- Wiederverwendung von Jahr zu Jahr Schichtpläne lassen sich aus früheren Events kopieren, Teams können die Crew des Vorjahres erneut einladen, und die Registrierung kann zuerst für frühere Crew-Mitglieder geöffnet werden.
- Support während der Durchführung Videoanleitungen und schriftliche Anleitungen für den Alltag, und ein Supportteam, das den Eventbetrieb kennt, wenn es eilt.
Support und Weiterentwicklung
- E-Mail-Support
- Wir bemühen uns, innerhalb eines Arbeitstages zu antworten.
- Anleitungen und Videos
- Anleitungen zu Teams, Schichtplänen, Gästelisten, Produkten und Crew-Portal auf support.crewstack.io.
- Feste Ansprechperson
- Nach Absprache bekommen Sie eine feste Ansprechperson, die Ihr Event von der Planung bis zur Durchführung begleitet.
- Neue Funktionen
- Das System wird laufend weiterentwickelt, und die Änderungen werden in unserem Changelog beschrieben.
DSGVO und Datensicherheit
Crew-Mitglieder geben Namen, Telefonnummer, Geburtsdatum und manchmal mehr an. Das stellt Anforderungen daran, wo die Daten liegen, wer sie sehen kann und was danach mit ihnen passiert.
Die Daten bleiben in der EU
Entwickelt und betrieben aus Dänemark.
- Die Daten liegen bei Amazon in Frankfurt und werden nie aus der EU gesendet
- Auftragsverarbeitungsvertrag als Teil der Vereinbarung
- Sie sind verantwortlich, wir sind Auftragsverarbeiter
- Einwilligungsfelder für Bedingungen, E-Mail und SMS in der Registrierung
Zugriff pro Rolle und pro Feld
Niemand sieht mehr, als nötig ist.
- Teamleitungen sehen nur ihr eigenes Team und ihre eigene Teamgruppe
- Jedes Feld in der Registrierung hat seine eigene Sichtbarkeit, zum Beispiel nur für die Administration
- Der Export von Daten kann auf die Administration beschränkt werden
- Rollen werden nur von Ihren Super-Administratoren geändert
Nachvollziehbarkeit und Aufräumen
Wer hat was getan, und was wird wann gelöscht.
- Aktivitätsprotokoll zu Mitgliedern, Teams, Schichtplänen und Gästelisten
- Optionale Begründung bei sensiblen Aktionen
- Hochgeladene Dokumente werden nach der Freigabe oder zu einem von Ihnen gewählten Datum automatisch gelöscht
- Schichtpläne können ohne Telefonnummern gedruckt werden
Fragen, die wir oft bekommen
Was kostet Crewstack?
Der Preis richtet sich nach vier Dingen: wie viele Crew-Mitglieder und Gäste Sie im System haben, welche Teile Sie nutzen (Gästelisten, Produkte und Scanner sind optional), wie viel Einrichtung und Support Sie möchten, und wie viele SMS Sie senden. SMS werden pro gesendeter Nachricht abgerechnet. Es gibt keinen Preis pro Teamleitung oder Administrator. Ein Gesamtangebot bekommen Sie nach einer Demo, wenn wir Ihre Struktur gesehen haben. So setzt sich der Preis zusammen.
Wir nutzen heute ein anderes System. Wie aufwendig ist der Wechsel?
Wir gehen Ihre bestehende Einrichtung gemeinsam mit Ihnen durch: Teams, Benutzertypen, Registrierungsfelder und Regeln für Schichten und Zugang. Danach bauen wir das Event gemeinsam mit Ihnen in Crewstack auf, bevor Sie die Crew einladen. Wenn Sie E-Mail-Adressen früherer Crew-Mitglieder haben, können die Teams sie direkt einladen.
Wie lange dauert es, bis wir starten können?
Das hängt davon ab, wie komplex Ihre Struktur ist. Ein Event mit wenigen Teams und einem Standardformular kann in wenigen Tagen bereit sein. Ein größeres Event mit vielen Teamgruppen, eigenen Regeln für Zugang und Verpflegung und mehreren Benutzertypen dauert länger, weil die Einrichtung zu Ihrer Wirklichkeit passen muss. Die Zeit lohnt sich, sobald es läuft.
Es gibt günstigere Systeme. Wann reichen die aus?
Wenn Sie ein Registrierungsformular, einige wenige Teams und einen Schichtplan brauchen, kann eine einfachere Lösung ausreichen. Crewstack ergibt Sinn, wenn es viele Teams gibt, die Teamleitungen selbstständig arbeiten sollen, Zugang und Verpflegung den Schichten folgen und Gästelisten und Akkreditierung im selben System wie die Crew laufen sollen.
Können Teamleitungen selbstständig arbeiten, ohne Zugriff auf alles zu bekommen?
Ja. Eine Teamleitung sieht nur ihr eigenes Team und ihre eigene Teamgruppe. Sie entscheiden in den Einstellungen, ob Teamleitungen Mitglieder entfernen, Daten exportieren, SMS senden und interne Notizen sehen dürfen. Rollen können nur von Ihren Administratoren geändert werden.
Können Crew-Mitglieder ihre Schichten selbst wählen?
Ja, wenn Sie es aktivieren. Pro Schichtplan wählen Sie, ob Crew-Mitglieder Schichten direkt wählen, sich Schichten nur wünschen können oder die Teamleitung verteilt. Regeln für Anzahl der Schichten, Stunden, Anforderungen und Pausen zwischen Schichten gelten automatisch, und Crew-Mitglieder können Schichten untereinander tauschen.
Können wir Crewstack allein für Gästelisten und Akkreditierung nutzen?
Ja. Gästelisten und Akkreditierung lassen sich ohne Schichtpläne nutzen, und eine gästelistenverantwortliche Person kann Zugriff genau auf diesen Teil bekommen. Viele starten dort und nehmen das Crew-Management später dazu, oder umgekehrt.
Wo liegen unsere Daten, und wie steht es um die DSGVO?
Die Daten liegen bei Amazon in Frankfurt und verlassen die EU nicht. Crewstack wird in Dänemark entwickelt, und wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen als verantwortlicher Stelle. Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird pro Rolle gesteuert, und einzelne Felder können vor Teamleitungen verborgen werden. Mehr dazu unter Datensicherheit und in unserer Datenschutzrichtlinie.
Ist Crewstack dasselbe wie Heap360?
Ja. Crewstack hieß früher Heap360 und wurde 2025 umbenannt. Das System, das Team und die Kunden sind dieselben. Lesen Sie über den Weg von Heap360 zu Crewstack.
Demo buchen
Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Event, dann zeigen wir Crewstack anhand Ihrer Teams, Schichten und Gäste. Keine allgemeine Führung.
- 45 Minuten online, auf Ihre Struktur zugeschnitten
- Eine ehrliche Antwort darauf, ob Crewstack zu Ihnen passt
- Danach ein konkretes Angebot, wenn es Sinn ergibt
Sie sind noch früh in den Überlegungen? Schreiben Sie trotzdem, wir nehmen es von dort auf.