Teamleitungen können selbstständig arbeiten, ohne das ganze Event zu sehen
Crew-Mitglieder geben Namen, Telefonnummer, Geburtsdatum und manchmal mehr ab. Das stellt Anforderungen daran, wer was sehen kann, wer was ändern kann, und was danach mit den Angaben passiert.
Zugriff pro Rolle, pro Team und pro Feld
Crewstack hat vier Rollen: Crew-Mitglied, gästelistenverantwortliche Person, Administrator und Super-Administrator. Dazu kommen Teamleitung und Teamgruppenleitung, die sich daraus ergeben, in welchen Teams die Person steht. Eine Teamleitung sieht ihr eigenes Team und ihre eigene Teamgruppe, nicht den Rest des Events.
So wird der Zugriff gesteuert
- Vier Rollen plus Veranstalterebene: ein Administrator kann auf dem Veranstalter gesetzt werden und damit Zugriff über alle Ihre Events hinweg haben.
- Teamleitung sieht nur ihr eigenes: die Rolle der Teamleitung folgt dem Team, sodass der Zugriff von selbst verschwindet, wenn die Person nicht mehr im Team ist.
- Sie bestimmen, wie weit sie gehen dürfen: Einstellungen entscheiden, ob Teamleitungen Mitglieder entfernen, Daten exportieren, SMS senden und interne Notizen sehen dürfen.
- Rollen werden nur von Super-Administratoren geändert: ein Event-Administrator kann sich selbst oder anderen keine weiteren Rechte geben.
- Sichtbarkeit pro Feld: jedes Feld in der Registrierung hat seine eigene Sichtbarkeit, zum Beispiel nur für Administratoren.
- Export lässt sich sperren: der Auszug von Mitgliederdaten kann auf Administratoren allein beschränkt werden.
Wo die Daten liegen, und was danach damit passiert
Sie sind verantwortliche Stelle, wir sind Auftragsverarbeiter. Das stellt Anforderungen an den Betrieb und daran, was das System speichert.
Die Daten bleiben in der EU
Die Daten liegen bei Amazon in Frankfurt und verlassen die EU nicht. Entwickelt in Dänemark, und von dort auch betrieben.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, als Teil der Vereinbarung. Sie sind verantwortliche Stelle für die Daten Ihrer Crew, wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag.
Einwilligung in der Registrierung
Die Registrierung kann Felder für Bedingungen, E-Mail und SMS haben, sodass die Einwilligung zusammen mit der Registrierung liegt, zu der sie gehört.
Dokumente werden automatisch gelöscht
Hochgeladene Dokumente, zum Beispiel Zertifikate, werden nach der Freigabe oder zu einem von Ihnen gewählten Datum automatisch gelöscht. Sie bleiben nicht Jahr für Jahr liegen.
Aktivitätsprotokoll
Änderungen an Mitgliedern, Teams, Schichtplänen, Tickets und Gästelisten werden protokolliert. Als Zusatz müssen Administratoren eine Begründung für die Handlung angeben.
Druck ohne Telefonnummern
Ein Schichtplan, der in einem Zelt hängen soll, lässt sich ohne Telefonnummern drucken, sodass Kontaktdaten nicht am Schwarzen Brett landen.
Wir beschreiben hier, was das System tut. Die vollständige Beschreibung von Verarbeitung, Speicherung und Löschung steht in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Datenschutzrichtlinie.
Gehen Sie die Rollen mit uns durch
Wir gehen von Ihrer Organisation aus und zeigen, was jede Rolle konkret sehen und tun kann.