Freiwilligensystem oder einfacher Schichtplan: was braucht Ihr Festival?
Viele Festivals starten in einer Tabelle oder einem einfachen Schichtwerkzeug, und für manche reicht das weiterhin. Hier ist eine ehrliche Gegenüberstellung: wann es reicht, und wann es anfängt, Zeit, Fehler und Freiwillige zu kosten.
Drei Fragen, die es entscheiden
Wenn Sie zwei davon mit Ja beantworten, sind Sie der einfachen Lösung wahrscheinlich entwachsen.
Sollen die Teamleitungen selbst arbeiten können?
Bei wenigen Teams kann eine Person alle Schichten verteilen. Bei 20, 50 oder 200 Teams müssen die Teamleitungen selbst Mitglieder hinzufügen, Schichten planen, Anwesenheit erfassen und dem Team schreiben können, ohne Zugriff auf das ganze Festival zu bekommen.
Hängen Zugang und Essen von den Schichten ab?
Wenn alle dasselbe Armband und dieselben Essensmarken bekommen, lässt sich das am Eingang lösen. Wenn Zugang, Mahlzeiten und Zusatzleistungen von Team, Benutzertyp und Anzahl der Schichten abhängen, muss das System es ausrechnen und ausgeben können.
Haben Sie Gäste neben den Freiwilligen?
Presse, Künstler, Sponsoren und Partner haben jeweils ihre eigene Liste, ihr Kontingent und ihre Ansprechperson. Liegen sie in einer Tabelle neben dem Freiwilligensystem, stehen sie am Eingang, ohne gescannt werden zu können.
Was der Unterschied in der Praxis ist
Schritt für Schritt von der Anmeldung bis zum abgeschlossenen Event. Die linke Spalte ist nicht falsch. Sie ist nur für weniger Teams und weniger Regeln gebaut.
| Schritt | Tabelle oder einfacher Schichtplan | Freiwilligensystem wie Crewstack |
|---|---|---|
| Anmeldung | Ein Formular für alle. Die Antworten werden von Hand weiterkopiert. | Ein eigenes Formular pro Benutzertyp, mit mehreren Seiten, bedingten Feldern und Dokumenten-Upload. Die Antworten werden direkt als Anforderung an Schichten genutzt und dem Scanner angezeigt. |
| Freigabe und Warteliste | E-Mails hin und her. Die Warteliste ist ein Tabellenblatt. | Anmeldung offen, nur auf Einladung oder nur für frühere Freiwillige. Automatische Warteliste, wenn die Teams voll sind, und Nachricht, sobald ein Platz frei wird. |
| Teams und Teamleitungen | Die Teamleitung bekommt eine Kopie der Tabelle oder Zugriff auf alles. | Teamgruppen über mehrere Ebenen, mit Kapazität pro Team und Benutzertyp. Die Teamleitung sieht und steuert ihr eigenes Team. Sie entscheiden, was Teamleitungen dürfen. |
| Schichtregeln | Die Regeln stehen in einer E-Mail und werden mit dem Auge geprüft. | Mindest- und Höchstzahl an Schichten und Stunden pro Benutzertyp, Anforderungen pro Schicht, Pause zwischen Schichten und Sperre für Doppelbuchungen gelten automatisch. |
| Eigene Wahl der Freiwilligen | Wünsche kommen per E-Mail oder in einer Kommentarspalte. | Freiwillige wählen oder wünschen sich Schichten innerhalb der Regeln selbst, bestätigen sie im Portal und tauschen untereinander, mit der Sichtbarkeit, die Sie wählen. |
| Kommunikation | Rundmails von einem privaten Konto und WhatsApp-Gruppen pro Team. | Nachrichten an Team, Teamgruppe, Benutzertyp oder alle, als E-Mail und SMS. Geplanter Versand. Automatische SMS-Erinnerungen vor der Schicht. Eigene E-Mail-Vorlagen. |
| Zugang und Verpflegung | Eine Liste am Eingang und Essensmarken in einer Kiste. | Produkte nach Team, Benutzertyp oder Gästeliste vergeben, mit Budget pro Team. Ticket mit QR- oder Barcode, Scanner mit Ausgabe, RFID-Armbänder über Integration. |
| Gästelisten und Akkreditierung | Eine eigene Tabelle pro Partner, die am Vortag zusammengeführt wird. | Der Partner bekommt einen Link zu seiner eigenen Liste und ein Kontingent. Import aus Excel. Gruppen für Presse, Künstler und Sponsoren mit eigenen Tickets. Check-in am selben Scanner wie die Freiwilligen. |
| Durchführung | Ausdruck des Schichtplans am Freitagmorgen. | Anwesenheitserfassung pro Schicht auf dem Handy, Übersicht "arbeitet gerade", Check-in-Zahlen in Echtzeit und Ausgabebericht. |
| Nach dem Event | Die Tabelle wird abgelegt und im nächsten Jahr neu aufgebaut. | Excel-Export, Dashboards und Aktivitätsprotokoll. Schichtpläne, Formulare und Vorlagen werden ins nächste Jahr kopiert, und frühere Freiwillige werden erneut eingeladen. |
| DSGVO | Personenbezogene Daten in geteilten Dateien und auf privaten Telefonen. | Daten in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugriff pro Rolle und pro Feld, Aktivitätsprotokoll und automatisches Löschen hochgeladener Dokumente. |
Ehrlich gesagt: wann reicht die einfache Lösung?
Bleiben Sie bei der einfachen Lösung, wenn
- Sie eine Veranstaltung mit einem Anmeldeformular und weniger als eine Handvoll Teams haben.
- alle Freiwilligen dasselbe bekommen, unabhängig davon, wie viel sie arbeiten.
- Sie keine Gästelisten, keine Akkreditierung und keine Ausgabe zu verwalten haben.
- eine Person alle Schichten überblicken kann und alle Fragen selbst beantwortet.
Dann ist ein einfacheres und günstigeres Werkzeug wahrscheinlich die richtige Wahl, und das sagen wir auch in einer Demo.
Wechseln Sie zu einem Freiwilligensystem, wenn
- die Teamleitungen selbstständig arbeiten sollen, ohne Zugriff auf alles.
- Zugang, Essen und Zusatzleistungen von Team, Benutzertyp und Schichten abhängen.
- Sie Presse, Künstler, Sponsoren oder Partner mit eigenen Listen und Kontingenten haben.
- die Regeln für Schichten und Stunden durchgesetzt und nicht nur kommuniziert werden sollen.
- Sie Tage damit verbringen, Angaben zusammenzutragen, zu korrigieren und erneut zu verschicken, die schon einmal eingegeben wurden.
Crewstack ist für die zweite Spalte gebaut
Entwickelt in Dänemark und im Einsatz bei Roskilde Festival, Copenhell, Heartland, Folkemødet und 150+ weiteren Events seit 2014. Ehemals Heap360.
Kurze Antworten
Was ist ein Freiwilligensystem?
Ein Freiwilligensystem führt die Anmeldung der Freiwilligen, Teams und Teamleitungen, Schichtpläne, Kommunikation, Zugang und Verpflegung in einem System zusammen, sodass die Angaben aus der Anmeldung bis zur Durchführung genutzt werden. Der Unterschied zu einem Schichtplan allein ist der Zusammenhang: Der Benutzertyp bestimmt Formular und Regeln, das Team bestimmt Schichtplan und Produkte, und die Schichten bestimmen Zugang und Erinnerungen.
Wann reicht ein einfacher Schichtplan?
Wenn Sie ein Anmeldeformular haben, wenige Teams, keine besonderen Regeln für Schichten und keine Gästelisten, keinen Zugang und keine Verpflegung zu verwalten. Dann zahlen Sie in einem Freiwilligensystem für mehr, als Sie nutzen.
Können wir mit einem Teil des Systems anfangen?
Ja. Manche starten mit Anmeldung, Teams und Schichtplan und nehmen Gästelisten und Produkte im Jahr darauf dazu. Andere starten allein mit Gästelisten und Akkreditierung. Mehr Fragen und Antworten.
Was kostet ein Freiwilligensystem?
Der Preis von Crewstack hängt von der Anzahl der Freiwilligen und Gäste ab, davon, welche Teile Sie nutzen, wie viel Hilfe Sie bei der Einrichtung möchten, und wie viele SMS Sie senden. So setzt sich der Preis zusammen.